各学院：
为更好的做好毕业生档案寄发工作，为毕业生提供更为便捷、实惠的服务，经研究决定，现将2018届毕业生档案寄发工作有关事宜通知如下：
一、装档内容
毕业生档案寄发工作应在学院分管学生工作领导的指导下，由档案专管老师协助，毕业班辅导员具体负责。装档材料由各学院到相关单位（括号内为材料领取单位）领取。建档内容如下：
1、中学档案（专升本同学应有专科阶段档案）（各学院）；2、毕业生情况登记表（各学院）；3、成绩表（教务处）；4、实习小结（各学院）；5、毕业论文及评审表（各学院）；6、奖惩材料（各学院）；7、党员组织材料（组织部）；8、团员组织材料（团委）；9、《教师资格证》申请表（教师教育学院）；10、就业报到证白联（学生处）。
上述材料如有缺项或另寄，应在毕业生档案袋背面的目录清单中注明。
二、档案寄发方式
1、已就业、考取外校硕士研究生（双学位）毕业生的档案根据就业报到证白联或录取通知书提供的地址，由学生处统一邮寄。汇总表格填写附件一（寄发）；
2、未就业和灵活就业的毕业生，汇总表格填写附件一（寄发）；
3、已考取本校硕士研究生的档案装档以后，注明考取本校研究生，并在封面填写姓名、被录取的学院、专业，送学生处，由学生处转递研究生院。汇总表格填写附件二（缓发）；
4、根据学校安排，欠费学生的档案缓发，请单独统计、汇总，汇总表格填写附件二（缓发）；
5、生源地为安庆市学生或已在安庆市就业的学生，档案委托安庆市人才交流服务中心实行人事代理(免费)，汇总表格填写附件三（代管）；
6、上述邮寄费用由学校统一支付，不得向学生收取邮寄费用。
三、工作步骤及注意事项
1、立即寄发的毕业生档案以邮政国内标准快递邮寄，填写《快递详情单》时应严格按照规定格式填写，并将填好的《快递详情单》贴到塑料学生档案袋上（《详情单》背后覆膜撕下即可粘贴）；各毕业班辅导员应根据毕业生派遣计划表相关内容，用楷书（圆珠笔）认真填写档案邮寄地址;
2、纸质毕业生档案袋封面写明学生班级和姓名;
3、各学院将学生档案材料装入纸质毕业生档案袋内，封口、盖学院行政公章。封好的纸质档案袋再装入塑料学生档案袋内。然后将贴敷有填写完整《快递详情单》的毕业生档案以学院为单位送到学生处，经学生处清查数目无误后，集中寄发，学生个人不得自带档案；
4、各学院根据档案处理情况分别填写《毕业生档案寄发情况登记表》、《毕业生档案缓发情况登记表》、《毕业生档案代管情况登记表》纸质材料和电子版各一份，电子版发送到学生处公共邮箱XSC0119@163.com ，纸质版盖章后交行政楼南119。
5、各毕业班级辅导员告知班级同学个人档案寄发单号，要求学生在8月底通过电脑网络自主查询，确认档案寄发到位。辅导员安排学生干部网上确认毕业生档案寄发到位，截图保存，以班级为单位，学生姓名命名发学生处。
四、填写要求
国内标准快递详情单上有关栏目请按如下要求填写：
“寄件人姓名”填写辅导员姓名；“电话”填写学院办公室电话或辅导员手机号码；“单位名称”填写学校+年级+专业班级；“地址”一栏，龙山校区各学院填写“安徽安庆集贤北路1318号”，菱湖校区各学院填写“安徽安庆菱湖南路128号”；“邮政编码”龙山校区各学院填写“246133”，菱湖校区各学院填写“246011”；“内件品名”填写学生姓名+档案。
“收件人姓名”填写调档函上的联系人或不填；“电话”填写调档函上的联系电话或不填；“单位名称”填写调档函或报到证上的单位名称；“地址”填写调档函或报到证上的单位地址。
五、时间安排
1、6月8日（周五）前，学院到龙山校区（行政楼南119）领取纸质档案袋、毕业班学生中学档案，领取学生高中档案至少需一名老师在场；（备注：因国内标准快递详情单和塑料档案袋要经过招标程序，领取时间再行通知）
2、6月29日（周五）前，以学院为单位将装好并封口盖章的毕业生档案送到学生处，并报送《毕业生档案寄发情况登记表》、《毕业生档案缓发情况登记表》、《毕业生档案代管情况登记表》电子版和纸质版，以上三份登记表纸质版须辅导员签字并盖学院公章；
学校不留存学生档案，符合代管条件学生可以选择将档案放在安庆人才交流服务中心委托人事代理。
3、《安庆师范大学毕业生情况登记表》一式两份，一份应装入学生本人档案袋，一份应于6月29日（周五）前，以学院班级为单位，交到学校综合档案室（菱湖校区教学楼一楼西侧），并附送《毕业生情况登记表报送清单》盖章后交学校档案馆；
4、7月上旬开始，学生处将统一登记为寄发的学生档案，并将代管档案移交安庆市人才交流服务中心，本校研究生档案移交研究生院。
特此通知
附件
1.2018届毕业生档案寄发情况登记表
2.2018届毕业生档案缓发情况登记表（限本校录取研究生学生，特岗计划、西部计划学生，学费欠缴学生）
3.2018届毕业生档案代管情况登记表（将送安庆市人才交流服务中心）
4.毕业生情况登记表报送清单（送学校档案馆）
5.安庆市人才交流服务中心致2018年应届高校毕业生一封信
学 生 处
2018年5月31日
